Giá vốn hàng bán của một sản phẩm là toàn bộ số tiền bạn bỏ ra để có một đơn vị hàng sẵn sàng giao cho khách, không chỉ là con số trên hoá đơn của nhà cung cấp. Tiền chở hàng về kho, phụ kiện đi kèm, phần hàng lỗi phải loại bỏ, tem nhãn phụ phải dán thêm đều nằm trong đó. Giá vốn thiếu là gốc của mọi phép tính giá bán sai: công thức đúng đến đâu cũng cho kết quả sai nếu đầu vào đã hụt.
Bài này đi qua các khoản cấu thành giá vốn cho người bán nhỏ, cách tính khi nhập nhiều lô với giá khác nhau, cách đưa hao hụt vào, và cách dùng AI rà sổ nhập hàng để tìm khoản bị bỏ sót. Cách hạch toán giá vốn trên sổ sách thuế có quy định riêng tuỳ hình thức kinh doanh; ở đây bàn giá vốn để ra quyết định giá bán, phần sổ sách bạn hỏi kế toán. Số liệu đều là ví dụ giả định tính bằng "đơn vị".
Những khoản cấu thành giá vốn hay bị bỏ sót
Hãy đặt hoá đơn lô hàng gần nhất trước mặt và đi qua từng dòng của bảng dưới. Không phải lô nào cũng có đủ, nhưng mỗi dòng bạn bỏ qua cần có lý do.
| Khoản | Ví dụ | Cách đưa vào giá vốn |
|---|---|---|
| Giá mua trên hoá đơn | Tiền hàng trả nhà cung cấp, sau chiết khấu | Chia cho số lượng thực nhận, không phải số lượng đặt |
| Vận chuyển về kho | Xe chở từ xưởng, phí gửi chành xe, phí giao nhận | Chia đều theo số lượng, hoặc theo khối lượng nếu lô có nhiều loại nặng nhẹ khác nhau |
| Chi phí nhập khẩu (nếu có) | Thuế, phí làm thủ tục, phí đại lý | Lấy theo chứng từ thật của lô, không ước tính theo trí nhớ |
| Phụ kiện bắt buộc | Dây sạc đi kèm, túi vải, sách hướng dẫn tiếng Việt | Cộng vào từng đơn vị nếu sản phẩm không bán được khi thiếu |
| Gia công thêm | Dán tem phụ, đóng gói lại, khâu nhãn | Cộng tiền công và vật tư chia theo số lượng |
| Hao hụt và hàng lỗi | Hàng vỡ khi vận chuyển, lỗi không đổi được với nhà cung cấp | Chia tổng chi phí lô cho số lượng bán được, xem mục riêng bên dưới |
Bao bì giao hàng như hộp carton, băng keo, giấy chống sốc thường không tính vào giá vốn mà để ở nhóm chi phí đóng gói trên mỗi đơn, vì một đơn có thể gồm nhiều sản phẩm. Điều quan trọng là bạn chọn một chỗ và không tính hai lần. Phí sàn và phí vận chuyển đến tay khách cũng không thuộc giá vốn; chúng nằm ở bước tính giá bán.
Chia chi phí vận chuyển cho lô nhiều loại hàng
Khi một chuyến hàng chỉ có một mã, việc chia rất dễ: lấy tiền vận chuyển chia số lượng. Phức tạp hơn là khi một chuyến gom nhiều loại, ví dụ vừa có chảo gang nặng vừa có muỗng gỗ nhẹ. Chia đều theo số lượng sẽ khiến muỗng gỗ gánh phần vận chuyển của chảo, giá vốn muỗng bị đội lên còn giá vốn chảo bị kéo xuống. Bạn sẽ đặt giá muỗng quá cao mà bán không chạy, đặt giá chảo quá thấp mà tưởng có lãi.
Cách hợp lý hơn là chia theo khối lượng hoặc theo thể tích, tuỳ bên vận chuyển tính tiền theo cái nào. Ví dụ giả định: chuyến hàng tốn 1.000 đơn vị tiền chở, gồm 50 chảo mỗi chiếc 2 kg và 200 muỗng mỗi chiếc 0,05 kg. Tổng khối lượng là 100 kg cộng 10 kg bằng 110 kg. Phần của chảo là 100 phần 110, khoảng 909 đơn vị, chia 50 chiếc là khoảng 18,2 đơn vị mỗi chiếc. Phần của muỗng khoảng 91 đơn vị, chia 200 chiếc là khoảng 0,45 đơn vị mỗi chiếc. Nếu chia đều theo số lượng, mỗi món sẽ gánh 4 đơn vị, chênh rất xa.
Với hàng cồng kềnh nhẹ như gối, thú bông, bên vận chuyển thường tính theo thể tích quy đổi, nên bạn chia theo thể tích. Không cần quá chính xác đến từng gam, chỉ cần tránh sai lệch lớn giữa các mã. Chatbot làm phần chia này rất nhanh nếu bạn đưa bảng gồm mã hàng giả, số lượng và khối lượng mỗi chiếc, rồi yêu cầu chia một khoản tiền theo tỉ lệ khối lượng và trình bày từng bước.
Giá bình quân khi nhập nhiều lô giá khác nhau
Giá nhập hiếm khi đứng yên. Lô tháng trước bạn mua 50 đơn vị một chiếc, lô tháng này nhà cung cấp báo 56. Trong kho lúc này có cả hàng của hai lô, khách đặt hàng không phân biệt. Vậy giá vốn để tính lãi là bao nhiêu? Với người bán nhỏ, cách dễ dùng nhất là giá bình quân gia quyền: tổng tiền của số hàng đang có chia cho tổng số lượng.
Ví dụ giả định: trong kho còn 100 chiếc của lô cũ giá vốn 50, nhập thêm 200 chiếc lô mới giá vốn 56 sau khi đã cộng vận chuyển. Tổng tiền là 100 nhân 50 cộng 200 nhân 56, bằng 5.000 cộng 11.200, tức 16.200. Chia cho 300 chiếc, giá vốn bình quân là 54 đơn vị. Bạn dùng con số 54 để tính lãi cho đến lần nhập kế tiếp, khi đó lại tính bình quân giữa số còn lại và lô mới.
Sai lầm hay gặp là vẫn dùng giá của lô cũ vì đã quen, hoặc dùng giá lô mới cho toàn bộ kho rồi hoảng hốt tăng giá ngay. Bình quân giúp giá vốn thay đổi từ từ, phản ánh đúng số tiền thật đang nằm trong kho. Tuy nhiên khi giá nhập tăng mạnh và kéo dài, giá bình quân sẽ dần tiến tới giá mới, và bạn cần tính trước giá bán tương lai thay vì chờ lãi mỏng dần rồi mới phản ứng.
Trên sổ sách kế toán còn có những phương pháp tính giá xuất kho khác. Phương pháp nào được dùng cho hồ sơ thuế tuỳ quy định áp dụng cho hình thức kinh doanh của bạn; nếu có kế toán, hỏi họ để bảng quản trị và sổ sách không lệch nhau quá xa.
Đưa hao hụt và hàng lỗi vào giá vốn
Hàng thuỷ tinh vỡ trên đường, áo lỗi đường may, mỹ phẩm hết hạn trước khi bán hết đều là tiền đã bỏ ra mà không thu về. Nếu bạn chỉ tính giá vốn trên số hàng nhập, phần mất mát này sẽ âm thầm ăn vào lãi. Cách đơn giản là chia tổng chi phí của lô cho số lượng bán được chứ không phải số lượng nhận về.
Ví dụ giả định: một lô 300 chiếc, tổng chi phí kể cả vận chuyển là 16.200 đơn vị. Theo kinh nghiệm các lô trước, khoảng 3% bị lỗi không đổi trả được. Số bán được là khoảng 291 chiếc. Giá vốn hiệu dụng là 16.200 chia 291, khoảng 55,7 đơn vị thay vì 54. Nếu dùng tỉ lệ thì cách viết gọn là giá vốn chia cho một trừ tỉ lệ hao hụt: 54 chia 0,97 cũng ra khoảng 55,7.
Tỉ lệ hao hụt phải lấy từ chính lịch sử của bạn, theo từng nhóm hàng. Đồ dễ vỡ, hàng có hạn dùng ngắn và hàng thời trang theo mùa thường có tỉ lệ khác hẳn đồ gia dụng bền. Nếu shop mới chưa có lịch sử, ghi nhận kỹ ngay từ lô đầu: số nhận, số lỗi, lý do lỗi. Ghi chép đó cũng là bằng chứng khi bạn thương lượng với nhà cung cấp về đổi trả hay giảm giá cho lô sau.
Hàng tồn quá lâu là một dạng hao hụt khác. Món nằm kho sáu tháng có thể phải bán giảm để thu vốn; khoản giảm đó nên được nhìn như chi phí của việc nhập quá tay, để lần sau đặt số lượng sát hơn.
Dấu hiệu cho thấy giá vốn của bạn đang sai
Doanh thu tăng mà tiền mặt không tăng theo. Đây là triệu chứng phổ biến nhất. Nếu bảng lãi báo mỗi đơn lời khá mà cuối tháng tài khoản vẫn vơi, một trong những nghi phạm đầu tiên là giá vốn đang thấp hơn thực tế, thường vì thiếu tiền chở hàng hoặc thiếu phần hao hụt.
Bạn không nhớ giá vốn được tính từ lô nào. Giá vốn không có ngày tính và không gắn với lô cụ thể là giá vốn đã cũ. Khi giá nhập đổi hai ba lần trong năm, con số trong đầu bạn rất có thể là của lô đầu tiên.
Mã nào cũng có biên lãi gần giống nhau. Trong thực tế, mỗi mã hàng có cấu trúc chi phí khác nhau: nặng nhẹ, dễ vỡ hay bền, nhập trong nước hay nhập khẩu. Nếu bảng cho thấy mọi mã đều lãi khoảng như nhau, có thể bạn đang chia đều chi phí theo số lượng thay vì theo đặc điểm từng mã.
Kiểm kho luôn hụt so với sổ. Số hàng thực tế ít hơn số trên sổ là hao hụt chưa được ghi nhận. Mỗi lần kiểm kho, ghi lại phần chênh và đưa vào tỉ lệ hao hụt của nhóm hàng đó thay vì lặng lẽ sửa sổ cho khớp.
Hàng tặng kèm được ghi là miễn phí. Món quà tặng khách không mất tiền với khách, nhưng mất tiền với bạn. Nếu một sản phẩm luôn đi kèm quà, giá của quà phải nằm trong giá vốn hoặc chi phí trên mỗi đơn của sản phẩm đó, không được coi là con số không.
Dùng AI rà sổ nhập hàng tìm khoản bị bỏ sót
Sau vài tháng bán, sổ nhập hàng của nhiều shop là một mớ hoá đơn chụp ảnh, tin nhắn chuyển khoản và ghi chú rải rác. Chatbot có thể giúp bạn sắp xếp lại và chỉ ra chỗ thiếu, với điều kiện bạn chuẩn bị dữ liệu cẩn thận.
- Gom chứng từ một lô vào một chỗ: hoá đơn mua, biên nhận vận chuyển, chi phí gia công, ghi chú hàng lỗi.
- Gõ lại thành bảng đơn giản gồm ngày, khoản chi, số tiền, ghi chú. Thay tên nhà cung cấp, tên xưởng, số tài khoản, số điện thoại bằng ký hiệu như "nhà cung cấp X". Giá nhập là bí mật kinh doanh; nếu ngại, nhân tất cả số tiền với cùng một hệ số do bạn giữ riêng.
- Đưa bảng cho chatbot với câu lệnh: "Đây là các khoản chi của một lô hàng gồm 300 sản phẩm, số đã quy đổi. Hãy xếp từng khoản vào nhóm cấu thành giá vốn hoặc không, tính giá vốn một đơn vị, và liệt kê những khoản thường có trong một lô nhập hàng nhưng không thấy trong bảng để tự kiểm lại."
- Đọc danh sách khoản bị thiếu như một bản nhắc việc, không phải kết luận. Có khoản thật sự không phát sinh, có khoản bạn đã trả mà quên ghi.
- Tự tính lại giá vốn một đơn vị bằng máy tính và so với kết quả của AI. Nếu lệch, tìm ra bước sai trước khi dùng con số.
- Cập nhật giá vốn mới vào bảng tính giá bán, ghi ngày và tên lô.
Không gửi ảnh hoá đơn gốc có đủ tên, mã số thuế và địa chỉ của nhà cung cấp lên chatbot. Gõ lại vài dòng tốn thêm mười phút nhưng giữ được quan hệ với nhà cung cấp và giữ được bí mật giá nhập của chính bạn.
Câu hỏi thường gặp
Giá vốn hàng bán gồm những gì với shop online nhỏ?
Gồm giá mua sau chiết khấu, chi phí chở hàng về kho, chi phí nhập khẩu nếu có, phụ kiện bắt buộc, chi phí gia công thêm và phần hao hụt hàng lỗi. Bao bì giao hàng, phí sàn và phí giao đến khách thường tính ở bước giá bán chứ không ở giá vốn.
Nhập nhiều lô giá khác nhau thì lấy giá nào để tính lãi?
Cách dễ dùng nhất là giá bình quân gia quyền: tổng tiền của số hàng đang có trong kho chia cho tổng số lượng. Mỗi lần nhập lô mới thì tính lại. Với sổ sách thuế, hỏi kế toán về phương pháp áp dụng cho hình thức kinh doanh của bạn.
Có cần đưa hàng lỗi vào giá vốn không?
Nên đưa vào, vì đó là tiền đã bỏ ra mà không thu về. Cách đơn giản là chia tổng chi phí lô cho số lượng bán được thay vì số lượng nhận về. Tỉ lệ hao hụt lấy từ lịch sử của chính shop theo từng nhóm hàng.
Tiền chở hàng về kho chia thế nào khi lô có nhiều loại?
Chia theo khối lượng hoặc thể tích, tuỳ bên vận chuyển tính tiền theo cái nào. Chia đều theo số lượng sẽ làm món nhẹ gánh hộ món nặng, khiến giá vốn của cả hai bị sai và giá bán đặt lệch theo.
Có nên gửi ảnh hoá đơn nhập hàng cho chatbot để tính giá vốn?
Không nên gửi ảnh gốc có đủ tên, mã số thuế và địa chỉ nhà cung cấp. Hãy gõ lại các khoản chi thành bảng, thay tên bằng ký hiệu, có thể nhân số tiền với một hệ số riêng. Chatbot vẫn sắp xếp và kiểm được logic.
Giá vốn tăng thì có phải tăng giá bán ngay không?
Không nhất thiết ngay, vì giá bình quân thay đổi từ từ khi kho còn hàng lô cũ. Nhưng bạn nên tính trước giá bán cần có khi giá vốn bình quân tiến tới giá lô mới, rồi lên kế hoạch điều chỉnh thay vì chờ lãi mỏng dần.