Incoterms là bộ quy tắc ba chữ cái cho biết người bán giao hàng ở đâu, rủi ro chuyển sang người mua ở thời điểm nào, và mỗi bên trả những khoản chi phí nào trên đường đi. Với đơn hàng xuất nhập khẩu đầu tiên của một doanh nghiệp nhỏ, chọn sai điều kiện không làm hỏng hợp đồng ngay, nhưng sẽ làm bạn trả những khoản phí không tính trước, hoặc chịu rủi ro hàng hư hỏng trên một chặng mà mình không kiểm soát được.
Bài này giải thích Incoterms theo cách người bán hàng cần dùng: nhóm điều kiện nào hợp với hàng container, hàng lẻ hay hàng gửi máy bay; năm điều kiện bạn sẽ gặp nhiều nhất; những lỗi ghi điều kiện hay thấy trong báo giá; và cách nhờ AI soát lại câu chữ trước khi gửi khách. Bài không bàn chiến lược thương mại quốc tế, chỉ bàn thao tác.
Incoterms trả lời câu hỏi nào, và không trả lời câu hỏi nào
Incoterms do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành và sửa đổi theo từng giai đoạn. Bản đang được dùng phổ biến trong hợp đồng là Incoterms 2020; ICC đã có kế hoạch soạn bản kế tiếp, nên khi ghi vào báo giá bạn luôn kèm năm phiên bản để hai bên hiểu cùng một bộ quy tắc. Incoterms không phải luật, nó chỉ có hiệu lực khi hai bên dẫn chiếu vào hợp đồng.
Mỗi điều kiện trả lời bốn việc: người bán phải giao hàng tại địa điểm nào, rủi ro mất mát hay hư hỏng chuyển sang người mua lúc nào, chi phí vận chuyển và bốc dỡ chia ra sao, và bên nào làm thủ tục thông quan xuất khẩu, bên nào làm thủ tục nhập khẩu. Đó là phần lớn những gì người bán nhỏ cần biết để tính giá.
Có những việc Incoterms không nói đến, và người mới hay tưởng là có. Nó không quy định khi nào quyền sở hữu hàng chuyển sang người mua, không quy định phương thức hay thời hạn thanh toán, không quy định giá, không nói gì về việc xử lý khi một bên vi phạm hợp đồng hay luật nào được áp dụng. Những chuyện đó phải viết thành điều khoản riêng trong hợp đồng. Một báo giá chỉ ghi “FOB” mà không có gì khác là một báo giá còn thiếu rất nhiều.
Mười một điều kiện chia làm hai nhóm theo phương thức vận tải
Cách nhớ nhanh nhất là chia theo phương thức vận tải. Bảy điều kiện dùng được cho mọi phương thức, kể cả đa phương thức có container; bốn điều kiện chỉ dành cho đường biển và đường thuỷ nội địa, khi hàng được giao lên hoặc dọc mạn tàu.
| Điều kiện | Nhóm | Điểm chuyển rủi ro (tóm tắt) |
|---|---|---|
| EXW — giao tại xưởng | Mọi phương thức | Khi người bán để hàng sẵn sàng tại cơ sở của mình, chưa bốc lên phương tiện |
| FCA — giao cho người chuyên chở | Mọi phương thức | Khi giao hàng cho người chuyên chở do người mua chỉ định tại nơi đã thoả thuận |
| CPT — cước phí trả tới | Mọi phương thức | Khi giao cho người chuyên chở đầu tiên, dù người bán trả cước tới nơi đến |
| CIP — cước và bảo hiểm trả tới | Mọi phương thức | Như CPT, người bán mua thêm bảo hiểm cho người mua |
| DAP — giao tại nơi đến | Mọi phương thức | Khi hàng tới nơi đến, sẵn sàng để dỡ khỏi phương tiện |
| DPU — giao tại nơi đến đã dỡ | Mọi phương thức | Khi hàng đã được dỡ xuống tại nơi đến |
| DDP — giao đã nộp thuế | Mọi phương thức | Như DAP, người bán lo cả thông quan nhập khẩu và các khoản thuế bên nhập |
| FAS — giao dọc mạn tàu | Đường biển, thuỷ nội địa | Khi hàng đặt dọc mạn tàu tại cảng bốc |
| FOB — giao lên tàu | Đường biển, thuỷ nội địa | Khi hàng đã được xếp lên tàu tại cảng bốc |
| CFR — tiền hàng và cước | Đường biển, thuỷ nội địa | Khi hàng lên tàu, dù người bán trả cước tới cảng đến |
| CIF — tiền hàng, bảo hiểm và cước | Đường biển, thuỷ nội địa | Như CFR, người bán mua thêm bảo hiểm |
Điểm khiến nhiều người lẫn là nhóm C: người bán trả cước tới tận cảng hay nơi đến, nhưng rủi ro đã chuyển sang người mua từ lúc giao hàng ở đầu đi. Nghĩa là hàng vỡ giữa biển thì người mua là người đứng ra đòi bảo hiểm hay hãng tàu, không phải người bán. Bảng trên chỉ là tóm tắt; khi cần chi tiết nghĩa vụ từng bên, bạn đọc nguyên văn ấn phẩm của ICC hoặc hỏi công ty giao nhận.
Năm điều kiện người bán nhỏ gặp nhiều nhất
EXW nghe dễ nhưng hay vướng ở khâu thông quan xuất khẩu. Theo EXW, người mua phải tự làm thủ tục xuất khẩu tại Việt Nam. Người mua ở nước ngoài thường không có tư cách để đứng tên tờ khai xuất khẩu ở đây, nên cuối cùng việc khai báo vẫn quay về phía bạn, chỉ là không được ghi rõ trong hợp đồng. Nếu khách muốn tự lo vận chuyển từ xưởng, FCA thường là lựa chọn gọn hơn.
FCA hợp với người bán muốn giao hàng ở kho hoặc bãi gần mình. Bạn làm thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho người chuyên chở mà người mua chỉ định, tại một địa điểm ghi rõ: cơ sở của bạn, một kho gom hàng hay một bãi container. Giao tại cơ sở của bạn thì bạn chịu bốc hàng lên xe; giao ở nơi khác thì bạn chở tới, người mua lo dỡ.
FOB quen thuộc với hàng nông sản, thủ công đi tàu. Bạn chở hàng ra cảng, làm thủ tục xuất khẩu, chịu rủi ro tới khi hàng lên tàu. Người mua đặt tàu và trả cước biển. Phù hợp khi người mua có sẵn công ty giao nhận quen ở nước họ.
CIF là điều kiện khách hay xin vì họ chỉ cần chờ hàng ở cảng nhà. Bạn đặt tàu, trả cước và mua bảo hiểm. Theo Incoterms 2020, mức bảo hiểm tối thiểu cho CIF là điều kiện bảo hiểm hẹp (thường gọi là điều kiện C), trong khi CIP yêu cầu mức rộng hơn; nếu khách muốn mức cao hơn, ghi rõ vào hợp đồng và tính vào giá.
DAP phù hợp khi bạn đã quen một tuyến và muốn bán trọn gói tới nơi. Bạn chịu rủi ro và chi phí tới địa điểm ở nước người mua, người mua làm thủ tục nhập khẩu và nộp thuế bên đó. DDP đi xa thêm một bước là bạn lo cả thuế nhập khẩu bên kia, việc mà doanh nghiệp nhỏ chưa có đối tác tại chỗ nên rất cân nhắc.
FOB với hàng container: chỗ hay hiểu sai
Trong thực tế, rất nhiều lô hàng đóng container vẫn được báo giá FOB vì thói quen. Vấn đề nằm ở điểm chuyển rủi ro. Với hàng container, bạn thường giao container cho hãng tàu hoặc đưa vào bãi cảng từ vài ngày trước khi tàu chạy. Từ lúc đó, container nằm trong tay người khác, bạn không trông được nó, nhưng theo FOB thì rủi ro vẫn thuộc về bạn cho tới khi container được xếp lên tàu.
Chính ICC cũng khuyến nghị dùng FCA cho hàng container thay cho FOB, và CPT hay CIP thay cho CFR hay CIF. Lý do đơn giản: điểm chuyển rủi ro khi đó trùng với lúc bạn thật sự giao hàng cho người chuyên chở. Với một người bán nhỏ, khoảng thời gian container nằm ở bãi trước khi lên tàu là khoảng rủi ro không cần thiết.
Tuy vậy, khách nước ngoài quen FOB và ngân hàng của họ có thể đòi vận đơn ghi “đã xếp hàng lên tàu”. Incoterms 2020 đã tính đến chuyện này: dưới điều kiện FCA, hai bên có thể thoả thuận để người mua chỉ thị người chuyên chở cấp cho người bán vận đơn có ghi chú đã xếp hàng. Nếu khách cứ muốn FOB, bạn vẫn nhận được, miễn là hiểu khoảng rủi ro mình đang gánh và hỏi kỹ công ty giao nhận về thời điểm hạ container ở bãi.
Chọn điều kiện theo vị thế của bạn
Không có điều kiện nào tốt nhất cho mọi đơn. Bảng dưới gợi ý điểm xuất phát theo tình huống, để bạn thảo luận với khách và với công ty giao nhận, không phải công thức cứng.
| Tình huống của bạn | Điều kiện nên cân nhắc | Lý do |
|---|---|---|
| Mới bán lần đầu, chưa có công ty giao nhận quen | FCA hoặc FOB | Người mua lo phần vận tải quốc tế, bạn chỉ cần giao hàng và làm tờ khai xuất khẩu |
| Khách là người mua nhỏ, không rành vận tải | CIF, CFR hoặc CPT, CIP | Khách dễ nhận báo giá trọn tới cảng nhà; bạn phải hỏi cước kỹ trước khi báo |
| Hàng đóng container, giao ở bãi từ sớm | FCA thay FOB | Điểm chuyển rủi ro trùng lúc giao hàng thật |
| Bạn nhập hàng về, muốn người bán lo tới cảng Việt Nam | CIF hoặc CFR khi mua | Bạn làm thủ tục nhập khẩu tại cảng nhà, dễ kiểm soát |
| Khách muốn giao tận kho, đã có đối tác nhập khẩu bên đó | DAP | Bạn chịu tới nơi đến, khách lo thuế và thông quan nhập |
| Khách đề nghị DDP | Cân nhắc kỹ | Bạn phải nắm thuế, quy định và có người đứng tên nhập khẩu ở nước họ |
Khi so sánh hai điều kiện, hãy tính giá cho cả hai bằng cùng một bảng: giá xuất xưởng cộng từng khoản phí cho tới điểm giao. Con số chênh lệch giữa FOB và CIF chính là cước biển cộng bảo hiểm cộng phần lợi nhuận bạn muốn giữ cho việc đặt tàu. Nếu chưa có báo giá cước thật từ công ty giao nhận, đừng báo CIF cho khách, vì cước biển có lúc dao động mạnh trong vài tuần.
Dùng AI để soát điều kiện giao hàng trong báo giá và hợp đồng
AI hợp với việc đọc một đoạn báo giá hay dự thảo hợp đồng rồi chỉ ra chỗ mâu thuẫn, thiếu địa điểm, thiếu năm phiên bản. Nó không thay được báo giá cước thật hay ý kiến của người làm giao nhận. Trước khi dán, che tên khách, tên công ty, số tài khoản và đơn giá.
- Dán đoạn điều khoản giao hàng, thanh toán và chứng từ vào khung chat, kèm một câu mô tả hàng (ví dụ “hàng mây tre đóng thùng carton, đi một container 20 feet”).
- Gõ câu lệnh mẫu: “Đọc đoạn điều khoản sau như một nhân viên chứng từ xuất khẩu có kinh nghiệm. Chỉ ra: điều kiện Incoterms đã ghi đủ địa điểm và năm phiên bản chưa; điểm chuyển rủi ro nằm ở đâu; có mâu thuẫn nào giữa điều kiện giao hàng với điều khoản bảo hiểm, chứng từ hay thanh toán không. Liệt kê thành danh sách, không viết lại hợp đồng.”
- Hỏi tiếp: “Với điều kiện này, liệt kê các khoản chi phí phía người bán và phía người mua, từ kho người bán tới kho người mua.” Đối chiếu danh sách đó với báo giá cước của công ty giao nhận.
- Nếu AI đề nghị đổi điều kiện, yêu cầu nó nêu lý do theo đúng câu chữ quy tắc, rồi tự kiểm lại với ấn phẩm Incoterms hoặc hỏi người làm giao nhận. AI đôi khi trộn quy tắc của bản 2010 với bản 2020, nhất là ở DAT cũ và DPU mới.
- Chỉ sau khi đã kiểm, bạn mới sửa câu chữ trong báo giá, và lưu lại bản đã sửa cùng tên phiên bản để lần sau dùng làm mẫu.
Lợi ích lớn nhất của bước này là bắt được những câu tự mâu thuẫn, kiểu ghi FOB nhưng lại cam kết “giao hàng tới kho khách”. Những câu như vậy hay xuất hiện khi người bán chép báo giá cũ rồi sửa vội.
Những lỗi ghi Incoterms hay gặp trong báo giá
Phần lớn tranh chấp nhỏ về chi phí bắt đầu từ một dòng ghi điều kiện quá ngắn. Trước khi gửi báo giá, rà lại các lỗi sau.
- Chỉ ghi “FOB” hoặc “CIF” mà không có tên cảng hay địa điểm cụ thể. Cách ghi đầy đủ có dạng: FOB Cảng Hải Phòng, Incoterms 2020.
- Ghi tên thành phố chung chung thay cho địa điểm giao cụ thể khi dùng FCA hoặc DAP. Một thành phố có nhiều kho, nhiều bãi, mỗi nơi một chi phí bốc dỡ khác nhau.
- Không ghi năm phiên bản, khiến hai bên có thể đọc theo hai bộ quy tắc khác nhau.
- Dùng FOB, CFR, CIF cho hàng gửi máy bay hay chuyển phát nhanh. Bốn điều kiện này chỉ dành cho đường biển và đường thuỷ nội địa.
- Ghi DDP nhưng chưa tính thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hay thuế tiêu dùng ở nước người mua, rồi phát hiện ra khi hàng đã tới cảng.
- Viết thêm những từ không có trong Incoterms như “FOB giao tận kho” hay “CIF đã gồm thuế”. Các biến tấu này làm điều kiện mất nghĩa chuẩn và dễ cãi nhau.
- Không thống nhất ai trả phí xếp dỡ tại cảng đi và cảng đến. Incoterms chia nguyên tắc, nhưng tập quán từng cảng có thể khác, nên hỏi công ty giao nhận và ghi rõ nếu cần.
Một mẹo nhỏ: lưu một bảng mẫu gồm điều kiện, địa điểm, phiên bản và ghi chú chi phí cho từng tuyến bạn hay đi. Mỗi lần báo giá, bạn sao từ bảng đó thay vì gõ tay. Ít gõ tay thì ít sai.
Câu hỏi thường gặp
Incoterms có bắt buộc phải ghi trong hợp đồng xuất khẩu không?
Không bắt buộc theo nghĩa pháp luật, vì Incoterms chỉ có hiệu lực khi hai bên dẫn chiếu. Nhưng gần như mọi đơn hàng quốc tế đều dùng, vì nó giúp hai bên hiểu giống nhau về điểm giao hàng, rủi ro và chi phí mà không phải viết dài.
Báo giá FOB hay CIF thì có lợi hơn cho người bán nhỏ?
Không có câu trả lời chung. FOB đơn giản hơn vì người mua lo cước biển. CIF giúp khách dễ so sánh và có thể giúp bạn giữ thêm phần chênh lệch, nhưng bạn phải có báo giá cước thật và chịu khâu đặt tàu. Người mới thường bắt đầu với FOB hoặc FCA.
Hàng gửi bằng máy bay thì dùng điều kiện nào?
Dùng các điều kiện cho mọi phương thức vận tải như FCA, CPT, CIP hoặc DAP. Không dùng FOB hay CIF cho hàng không, vì hai điều kiện này gắn với việc xếp hàng lên tàu biển và chỉ dành cho đường biển, đường thuỷ nội địa.
Incoterms có quy định khi nào người mua phải trả tiền không?
Không. Incoterms không bàn đến thanh toán, quyền sở hữu hay giá. Thời hạn và phương thức thanh toán phải viết thành điều khoản riêng trong hợp đồng, ví dụ đặt cọc một phần, phần còn lại trả khi nhận bản sao vận đơn.
AI có tự chọn được điều kiện Incoterms đúng cho đơn hàng không?
AI giúp liệt kê ưu nhược điểm và soát câu chữ, nhưng không biết cước thực tế, tập quán cảng hay mức độ tin cậy của khách. Bạn dùng nó để chuẩn bị câu hỏi, rồi quyết định cùng công ty giao nhận và kiểm lại với nguyên văn quy tắc.
Khi Incoterms có phiên bản mới thì hợp đồng cũ có phải sửa không?
Hợp đồng đã ghi rõ Incoterms 2020 vẫn áp dụng bản 2020 cho tới khi hai bên thoả thuận khác. Phiên bản mới không tự thay thế bản cũ. Khi ký hợp đồng mới, bạn chọn phiên bản và ghi rõ năm để tránh hiểu lầm.