Khâu nhận hàng là lúc bạn có nhiều quyền nhất với nhà cung cấp, và quyền đó giảm dần theo từng ngày hàng nằm trong kho mà chưa được kiểm. Khi hàng còn nguyên thùng, còn người giao đứng đó, mọi sai lệch về số lượng, hư hỏng do vận chuyển, giao nhầm mẫu đều dễ chứng minh. Một tuần sau, khi hàng đã bị mở ra, bán đi một phần, trộn với lô cũ, mỗi lời khiếu nại đều có thể bị hỏi ngược lại: sao bây giờ mới báo?
Bài này dành cho shop nhỏ và kho tự quản: chuẩn bị trước khi hàng về, quy trình nhận hàng tại cửa, cách lấy mẫu kiểm khi lô quá lớn để kiểm hết, cách phân loại lỗi và báo nhà cung cấp, và bộ giấy tờ nguồn gốc, hoá đơn đầu vào cần giữ. Những quy định cụ thể về hoá đơn và chứng từ bạn cần kiểm theo văn bản hiện hành; ở đây chỉ nói nguyên lý và cách tổ chức.
Chuẩn bị trước khi hàng về
Nhận hàng tốt bắt đầu từ trước khi xe đến. Nhiều lỗi khâu nhận xảy ra chỉ vì người nhận không biết lô hàng phải gồm những gì.
- Bản in hoặc bản trên điện thoại của đơn đặt hàng: mặt hàng, số lượng từng loại, số kiện dự kiến.
- Danh sách kiểm chất lượng của mặt hàng đó, có mức đạt rõ ràng. Nếu chưa có, nhờ AI chuyển thông số trong hợp đồng thành danh sách kiểm.
- Mẫu đối chứng đã duyệt, để ngay khu nhận hàng.
- Chỗ trống đủ để xếp hàng mới tách riêng, không trộn với hàng cũ cho tới khi kiểm xong.
- Điện thoại có giá đỡ để quay liên tục, dao rọc, thước, cân nếu cần.
- Mẫu biên bản giao nhận có sẵn các ô: ngày giờ, người giao, số kiện, tình trạng bên ngoài, ghi chú, chữ ký hai bên.
- Một người phụ trách nhận hàng, biết rõ quy trình. Đừng để người tiện tay nào ký nhận cũng được.
Nhờ AI soạn mẫu biên bản và danh sách kiểm một lần, rồi dùng lại cho mọi lô. Câu lệnh mẫu: "Soạn mẫu biên bản giao nhận hàng hoá đơn giản cho một shop online nhỏ, có các ô cần điền và phần ghi tình trạng bên ngoài kiện hàng, dài không quá một trang."
Quy trình nhận hàng tại cửa
Các bước dưới đây làm khi người giao còn có mặt. Mục tiêu là ghi nhận được những gì có thể thấy mà không cần mở từng sản phẩm.
- Bật quay video trước khi xe mở cửa hoặc trước khi người giao đặt kiện xuống, quay liên tục không cắt.
- Đếm số kiện, đối chiếu với phiếu giao hàng và đơn đặt hàng.
- Xem tình trạng bên ngoài từng kiện: móp, ướt, rách, băng dính bị cắt dán lại. Chụp ảnh cận những kiện có dấu hiệu.
- Với kiện có dấu hiệu hư hỏng, mở kiểm ngay trước mặt người giao nếu được.
- Ghi tất cả vào biên bản giao nhận, kể cả "không có bất thường". Hai bên cùng ký, mỗi bên giữ một bản hoặc chụp ảnh.
- Nếu số kiện thiếu hoặc hư hỏng rõ, ghi rõ trong biên bản trước khi ký. Ký nhận mà không ghi chú thường bị hiểu là đã nhận đủ và đúng tình trạng.
Khi nhận qua đơn vị vận chuyển, người giao thường không có thời gian chờ bạn kiểm kỹ. Ít nhất hãy quay video lúc nhận, đếm kiện, và ghi chú tình trạng trên phiếu giao nếu có bất thường. Đọc trước chính sách khiếu nại của đơn vị vận chuyển, vì thời hạn báo hư hỏng thường ngắn.
Lấy mẫu kiểm khi lô hàng quá lớn để kiểm hết
Với vài chục sản phẩm, bạn có thể kiểm từng chiếc. Với vài nghìn, kiểm hết tốn quá nhiều công. Cách làm phổ biến là lấy mẫu: rút ngẫu nhiên một số sản phẩm từ các kiện khác nhau, kiểm kỹ, rồi suy ra chất lượng của cả lô. Trong sản xuất có những bảng lấy mẫu theo tiêu chuẩn, thường được nhắc với tên AQL, quy định cỡ mẫu và số lỗi cho phép theo cỡ lô. Shop nhỏ không cần áp dụng đầy đủ, nhưng nên giữ đúng tinh thần: ngẫu nhiên, đủ nhiều, và quy ước trước.
Ngẫu nhiên nghĩa là không chỉ mở thùng trên cùng. Lỗi thường tập trung ở một số kiện, ví dụ kiện làm cuối ca hay kiện nằm dưới đáy xe. Rút từ nhiều kiện, nhiều vị trí. Đủ nhiều nghĩa là đủ để thấy xu hướng; với lô vài trăm chiếc, kiểm vài chục chiếc cho bức tranh khá rõ. Quy ước trước nghĩa là trước khi kiểm, bạn và nhà cung cấp đã thống nhất rút bao nhiêu, lỗi bao nhiêu thì đạt; tốt nhất ghi trong hợp đồng.
AI giúp bạn chọn cỡ mẫu hợp lý và lập kế hoạch rút mẫu. Câu lệnh mẫu: "Mình nhận một lô áo gồm mười lăm thùng, mỗi thùng khoảng bốn mươi chiếc, ba màu. Hãy gợi ý cách rút mẫu ngẫu nhiên để kiểm, số lượng nên kiểm, cách chia theo thùng và màu, và giải thích ngắn vì sao. Ghi chú nếu cần tham khảo bảng lấy mẫu tiêu chuẩn." Sau đó ghi kết quả từng chiếc vào bảng để AI tổng hợp.
Phân loại lỗi và cách báo nhà cung cấp
Không phải lỗi nào cũng như nhau. Phân loại giúp bạn quyết định nhận cả lô, nhận một phần hay từ chối, và giúp nhà cung cấp biết cần sửa gì trước.
| Mức lỗi | Ví dụ | Ảnh hưởng | Xử lý thường gặp |
|---|---|---|---|
| Nghiêm trọng | Có thể gây hại cho người dùng: cạnh sắc, mùi hoá chất nặng, chi tiết nhỏ dễ rơi ở đồ cho trẻ | Không được bán | Tách riêng toàn bộ, báo ngay, cân nhắc từ chối cả lô |
| Nặng | Làm sản phẩm không dùng được đúng công dụng: khoá hỏng, rò nước, sai kích cỡ | Khách sẽ trả lại | Đổi mới hoặc trừ tiền theo hợp đồng |
| Nhẹ | Không ảnh hưởng công dụng: chỉ thừa, vết xước nhỏ, lệch màu nhẹ | Có thể bán giảm giá hoặc sửa | Thoả thuận bù hoặc giảm giá phần lỗi |
| Sai đơn | Sai mẫu, sai màu, thiếu số lượng, thừa hàng không đặt | Không đúng đơn hàng | Đối chiếu đơn, yêu cầu giao bù hoặc nhận lại |
Khi báo lỗi, gửi một văn bản có cấu trúc: lô nào, ngày nhận, số đã kiểm, số lỗi theo từng mức, ảnh và video kèm, đề xuất xử lý theo điều khoản. AI có thể chuyển bảng kết quả kiểm của bạn thành thư báo lỗi rõ ràng, lịch sự. Báo trong thời hạn đã thoả thuận, kể cả khi bạn chưa kiểm xong toàn bộ; có thể báo trước những gì đã thấy và hẹn báo bổ sung.
Nhận hàng từ xưởng, nhà xe hay hàng nhập: mỗi đường một chỗ phải canh
Hàng do xưởng tự chở tới là trường hợp dễ nhất: người giao thường là người của xưởng, có thể chờ bạn kiểm số kiện và mở vài thùng. Tận dụng lúc đó để rút mẫu nhanh và đối chiếu với mẫu đối chứng ngay trước mặt họ. Nếu thấy lỗi rõ, chụp ảnh và nhờ người giao xác nhận trên biên bản; một chữ ký của người bên xưởng lúc đó có giá trị hơn mười tin nhắn giải thích về sau.
Hàng gửi qua nhà xe, như khi lấy từ sạp quen ở tỉnh khác, thì người giao không biết gì về nội dung kiện hàng và chỉ chịu trách nhiệm về số kiện, tình trạng bên ngoài. Vì vậy ở đường này, video lúc nhận và lúc mở kiện là bằng chứng gần như duy nhất. Nên thoả thuận trước với bên bán rằng họ quay lúc đóng hàng, bạn quay lúc mở, để khi thiếu hàng còn biết thiếu ở khâu nào.
Hàng nhập khẩu về qua đơn vị giao nhận thường đến theo thùng lớn, đã qua nhiều lần bốc xếp. Ngoài kiểm số lượng và chất lượng, cần đối chiếu nhãn phụ tiếng Việt, xuất xứ trên bao bì với chứng từ đi kèm. Sai lệch giữa hàng thực tế và chứng từ là chuyện phải báo ngay cho bên làm thủ tục nhập khẩu, không đợi tới khi đem bán. Bạn có thể nhờ AI soạn một danh sách đối chiếu riêng cho hàng nhập, tách khỏi danh sách kiểm chất lượng.
Hoá đơn đầu vào và giấy tờ nguồn gốc cần giữ
Hoá đơn của bên bán. Hoá đơn điện tử ghi đúng tên, mã số thuế của bạn, đúng mặt hàng, số lượng, giá. Kiểm thông tin hoá đơn ngay khi nhận, sai thì đề nghị điều chỉnh sớm. Cách sử dụng hoá đơn đầu vào cho việc kê khai phụ thuộc hình thức kinh doanh và quy định hiện hành.
Hợp đồng, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng. Bộ ba này cho thấy bạn mua của ai, mua gì, nhận khi nào. Lưu cùng một chỗ theo từng lô.
Chứng từ nhập khẩu với hàng ngoại. Nếu bạn tự nhập, đó là tờ khai và bộ chứng từ đi kèm. Nếu mua lại hàng nhập khẩu trong nước, hỏi bên bán hoá đơn và khi cần, bản sao giấy tờ chứng minh hàng được nhập khẩu hợp lệ.
Giấy tờ theo nhóm hàng. Công bố sản phẩm, kết quả kiểm nghiệm, chứng nhận hợp quy với những nhóm hàng phải có theo quy định. Xin bản sao từ nhà cung cấp và kiểm còn hiệu lực.
Biên bản giao nhận, ảnh và video lúc nhận. Không phải giấy tờ thuế, nhưng là căn cứ khi tranh chấp về số lượng và chất lượng.
Chứng từ thanh toán. Sao kê chuyển khoản có nội dung rõ ràng, khớp với hoá đơn và đơn hàng.
Lưu trữ để tìm lại được khi cần
Giấy tờ chỉ có giá trị khi tìm được đúng lúc cần: sàn yêu cầu chứng minh nguồn gốc trong vài ngày, khách khiếu nại về một lô cụ thể, hay khi kiểm tra thuế. Cách đơn giản là mỗi lô hàng một thư mục trên ổ lưu trữ, đặt tên theo quy ước cố định gồm ngày nhận, nhà cung cấp viết tắt, mặt hàng. Trong đó có hoá đơn, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, phiếu giao, biên bản, ảnh và video, bảng kiểm, giấy tờ nhóm hàng. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán, thuế theo quy định hiện hành; khi không chắc, giữ lâu hơn là an toàn.
Thêm một bảng tổng hợp các lô: ngày nhận, nhà cung cấp, mặt hàng, số lượng, số hoá đơn, đường dẫn tới thư mục, ghi chú lỗi. Bảng này giúp bạn tra nhanh, và cũng là dữ liệu để chấm điểm nhà cung cấp định kỳ. AI có thể dựng khung bảng, viết công thức tính tỷ lệ lỗi mỗi lô, và khi cần, tóm tắt các lô có vấn đề trong một khoảng thời gian.
Khi đưa giấy tờ vào AI để tóm tắt hay tra cứu, nhớ rằng hoá đơn và hợp đồng có mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản, giá nhập. Che các thông tin đó trước, hoặc chỉ đưa các trường cần thiết. Bảng tổng hợp do bạn tự giữ, AI chỉ nên thấy những phần nó cần để làm việc được giao.
Câu hỏi thường gặp
Có nên ký nhận hàng trước rồi kiểm sau không?
Nếu buộc phải ký ngay, hãy ghi chú trên biên bản hoặc phiếu giao về tình trạng bên ngoài và số kiện, kèm câu đã nhận nhưng chưa kiểm chi tiết. Ký nhận mà không ghi gì thường bị hiểu là đã nhận đủ và đúng tình trạng, khiếu nại sau khó hơn.
Quay video lúc mở hàng có thật sự cần không?
Rất nên. Video liên tục từ lúc kiện còn nguyên băng dính tới khi mở ra là bằng chứng mạnh khi có sai lệch về số lượng, hư hỏng hay giao nhầm mẫu, với cả nhà cung cấp lẫn đơn vị vận chuyển. Quay không cắt đoạn để tránh bị nghi ngờ.
Lô hàng lớn thì kiểm bao nhiêu sản phẩm là đủ?
Phụ thuộc cỡ lô và mức rủi ro của mặt hàng. Nguyên tắc là rút ngẫu nhiên từ nhiều kiện, đủ nhiều để thấy xu hướng, và quy ước trước với nhà cung cấp. Có thể tham khảo các bảng lấy mẫu tiêu chuẩn và nhờ AI gợi ý cỡ mẫu cho lô của bạn.
Hoá đơn đầu vào sai thông tin thì làm sao?
Báo nhà cung cấp sớm để họ điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định về hoá đơn điện tử hiện hành. Đừng để lâu, vì việc điều chỉnh có thể ảnh hưởng tới kê khai của cả hai bên. Kiểm thông tin hoá đơn ngay khi nhận là thói quen nên có.
Mua hàng không có hoá đơn thì có rủi ro gì?
Bạn khó chứng minh nguồn gốc hàng hoá khi sàn hoặc cơ quan chức năng yêu cầu, và khó ghi nhận chi phí theo quy định. Với hàng nhập khẩu, không có chứng từ còn có thể bị coi là hàng không rõ nguồn gốc. Nên ưu tiên nhà cung cấp xuất được hoá đơn.
Giấy tờ nguồn gốc nên lưu trong bao lâu?
Thời hạn lưu chứng từ kế toán và thuế theo quy định hiện hành của loại hình kinh doanh của bạn. Khi không chắc, giữ lâu hơn là an toàn, nhất là với nhóm hàng có thể bị khiếu nại về chất lượng sau thời gian dài như mỹ phẩm, thực phẩm, đồ cho trẻ.