Dự trù hàng cho mùa cao điểm là ước lượng mỗi mã hàng sẽ bán bao nhiêu trong đợt, cộng phần đệm cho sai số, trừ đi tồn hiện có, rồi đặt hàng sớm đủ để hàng về trước khi đợt bắt đầu. Làm kỹ thì shop không đứt hàng đúng lúc khách đông nhất, và không ôm hàng dư nhiều tháng sau khi đợt qua.
Bài này dành cho shop đã có ít nhất một mùa bán để làm dữ liệu. Bạn sẽ đi qua cách lấy số từ bảng đơn cũ, tính hệ số mùa, tính thời điểm phải đặt hàng theo thời gian chờ của nhà cung cấp, dựng ba kịch bản thấp, giữa, cao, dùng AI dựng và soát bảng tính, và lập sẵn kế hoạch cho hàng dư. Mọi con số trong bài là ví dụ giả định; không có công thức nào đoán trước chính xác sức mua.
Vì sao đoán theo cảm giác hay sai vào đúng mùa cao điểm
Người bán lâu năm thường có cảm giác khá tốt về hàng bán chạy. Nhưng mùa cao điểm có ba đặc điểm làm cảm giác dễ sai. Thứ nhất, nhu cầu tăng không đều giữa các mã: một vài mã tăng gấp nhiều lần, phần lớn chỉ tăng nhẹ, vài mã còn giảm. Thứ hai, thời gian chờ hàng từ nhà cung cấp cũng kéo dài vì mọi người cùng đặt. Thứ ba, đợt bán ngắn, đứt hàng một tuần là mất phần lớn cơ hội của cả mùa.
Sai theo chiều nào cũng tốn. Nhập thiếu thì mất đơn, khách sang chỗ khác, có khi bị hủy đơn trên sàn. Nhập thừa thì vốn nằm trong kho, phải xả giảm giá sau mùa, có hàng còn lỗi mốt hoặc hết hạn dùng. Với shop nhỏ, vốn bị kẹt trong hàng dư sau Tết có thể làm chậm cả kế hoạch nhập hàng mùa sau.
Phương pháp dưới đây không loại bỏ được sai số, nhưng chuyển quyết định từ một con số đoán chung thành bảng tính từng mã, có giả định rõ ràng. Khi đợt bán kết thúc, bạn so thực tế với giả định để lần sau đoán tốt hơn. Đó mới là giá trị lớn nhất của việc dự trù có ghi chép.
Lấy số từ dữ liệu bán của chính shop
Nguồn dữ liệu tốt nhất là bảng đơn chung của shop và tệp đơn tải từ các sàn. Chuẩn bị dữ liệu theo các bước sau.
- Xuất đơn của cùng mùa năm trước, và của vài tháng bình thường gần đây, chỉ giữ ngày, mã hàng nội bộ, số lượng, kênh; bỏ mọi thông tin khách.
- Loại các đơn đã hủy, đơn hoàn, để chỉ đếm hàng thật sự đã bán.
- Đánh dấu các ngày bị đứt hàng của từng mã ở mùa trước; số bán những ngày đó thấp vì không có hàng, không phải vì không có người mua.
- Tính cho từng mã: số bán trung bình mỗi tuần ở giai đoạn bình thường, số bán mỗi tuần trong đợt cao điểm năm trước.
- Ghi chú các thay đổi so với năm trước: kênh mới, mã mới, mã ngừng bán, giá thay đổi, quy mô quảng cáo.
- Với mã mới chưa có lịch sử, chọn một mã cũ tương tự làm tham chiếu và ghi rõ đó là giả định.
Bước đánh dấu ngày đứt hàng hay bị bỏ qua nhất. Nếu không làm, bạn sẽ dự trù đúng bằng số đã bán năm trước, tức là lặp lại đúng mức thiếu hàng năm trước. Cách ước lượng đơn giản cho ngày đứt hàng là thay số bán của những ngày đó bằng mức bán trung bình của các ngày còn hàng ngay trước khi đứt, và ghi rõ đây là số ước lượng chứ không phải số thật.
Hệ số mùa và ba kịch bản cho từng mã
Hệ số mùa là tỉ lệ giữa số bán mỗi tuần trong đợt cao điểm và số bán mỗi tuần lúc bình thường. Nhân hệ số với mức bán bình thường hiện tại cho ra ước lượng đợt này. Bảng dưới là ví dụ giả định cho ba mã với đợt kéo dài bốn tuần.
| Mã hàng | Bán bình thường mỗi tuần | Hệ số mùa năm trước | Kịch bản thấp (4 tuần) | Kịch bản giữa | Kịch bản cao |
|---|---|---|---|---|---|
| HOP-QUA-A | 20 | 4 | 240 | 320 | 400 |
| KHAN-LUA-B | 30 | 2 | 180 | 240 | 300 |
| NEN-THOM-C | 15 | 1,5 | 70 | 90 | 115 |
Trong ví dụ, kịch bản giữa bằng mức bán bình thường nhân hệ số nhân bốn tuần; kịch bản thấp và cao lệch quanh đó theo mức bạn cho là hợp lý dựa trên độ biến động năm trước và thay đổi năm nay. Không có quy tắc cứng cho độ lệch; điều quan trọng là ghi giả định ra để sau đợt đối chiếu.
Lượng cần nhập cho mỗi kịch bản bằng số dự trù trừ tồn khả dụng hiện có, trừ hàng đã đặt đang về. Mã bán nhanh, lãi tốt, ít rủi ro lỗi mốt có thể nhập gần kịch bản cao; mã rủi ro tồn đọng cao nên nhập theo kịch bản thấp và chuẩn bị đặt bổ sung nếu bán tốt.
Tính thời điểm đặt hàng theo thời gian chờ
Hỏi thời gian chờ của mùa cao điểm. Thời gian từ lúc đặt tới lúc hàng về kho trong mùa bình thường thường ngắn hơn mùa cao điểm. Hỏi nhà cung cấp bằng văn bản thời gian dự kiến cho đơn đặt vào đúng giai đoạn bạn định đặt.
Đếm ngược từ ngày mở bán. Ngày phải đặt hàng bằng ngày bạn muốn hàng nằm sẵn trên kệ, trừ thời gian chờ, trừ thêm vài ngày để kiểm hàng, dán nhãn, xếp kho, chụp ảnh nếu là mã mới.
Chia đợt nhập. Thay vì nhập hết một lần, đặt lô đầu theo kịch bản thấp hoặc giữa, giữ thoả thuận với nhà cung cấp cho một lô bổ sung nếu bán vượt. Cách này chỉ khả thi khi thời gian chờ của lô bổ sung đủ ngắn để về kịp trong đợt.
Tính cả vật liệu đóng gói. Hộp, túi, băng dính, vật liệu chèn cũng có thời gian chờ và cũng thiếu vào mùa cao điểm. Dự trù theo số đơn dự kiến, không theo số món hàng.
Tính người và chỗ. Lượng hàng nhập phải vừa với chỗ chứa của kho, và lượng đơn dự kiến phải vừa với số người đóng gói. Nếu không vừa, cần kế hoạch thuê thêm chỗ hoặc người tạm thời từ trước.
Dùng AI dựng và soát bảng dự trù
Bảng dự trù gồm nhiều cột tính toán nối nhau, dễ sai một công thức mà không thấy. AI giúp ở hai việc: viết công thức và soát lỗi logic. Bạn mô tả cấu trúc bảng, không cần đưa dữ liệu thật: "Bảng tính có các cột mã hàng, bán bình thường mỗi tuần, hệ số mùa, số tuần của đợt, tồn khả dụng, hàng đang về, tỉ lệ lệch kịch bản thấp và cao. Viết công thức cho ba cột dự trù thấp, giữa, cao và ba cột lượng cần nhập tương ứng, không cho lượng cần nhập âm. Giải thích từng công thức bằng một câu."
Sau khi điền dữ liệu, có thể đưa bảng đã bỏ cột giá vốn và nhà cung cấp cho AI soát: "Kiểm bảng dự trù sau, chỉ ra các dòng có giá trị bất thường so với phần còn lại: hệ số mùa quá cao hoặc quá thấp, lượng cần nhập lớn hơn nhiều lần mức bán cả năm, mã có tồn khả dụng âm. Không tự sửa số, chỉ liệt kê và nêu lý do nghi ngờ."
AI không biết thị trường năm nay của bạn khác năm trước ra sao, và không nên được hỏi để đoán sức mua. Nếu bạn hỏi nó "mùa Tết năm nay sẽ bán bao nhiêu", câu trả lời chỉ là con số nghe có vẻ hợp lý, không có cơ sở. Vai trò của AI ở đây là trợ lý bảng tính, còn giả định là của bạn.
Lập sẵn kế hoạch cho hàng dư sau đợt
Dù dự trù tốt đến đâu, vẫn sẽ có mã bán dưới kỳ vọng. Có kế hoạch từ trước giúp bạn xử lý bình tĩnh thay vì xả vội.
- Ghi trước cho từng mã mức tồn sau đợt mà bạn chấp nhận được, căn cứ vào tốc độ bán bình thường.
- Với mã quá mức đó, chuẩn bị sẵn các hướng: đưa vào chương trình mua kèm, làm quà tặng cho đơn trên một mức giá trị, bán theo bộ, bán sỉ cho đại lý.
- Hỏi nhà cung cấp trước khi đặt về khả năng đổi một phần hàng chưa bán, nếu có thể thoả thuận.
- Với hàng có hạn dùng, ưu tiên xử lý sớm, không đợi tới gần hết hạn.
- Đừng để hàng dư chiếm kệ hàng bán chạy; chuyển chúng về kệ chính hoặc khu riêng ngay khi đợt kết thúc.
- Ghi lại mã nào dư, dư bao nhiêu, vì sao theo bạn đánh giá, để chỉnh hệ số mùa của mã đó cho năm sau.
Cách tính giá khi xả hàng dư sao cho không lỗ thuộc danh mục giá bán, khuyến mãi và lợi nhuận. Ở bước vận hành, việc của bạn là biết sớm mã nào sẽ dư để có thời gian xử lý.
Đối chiếu sau đợt: phần quan trọng nhất
Khi đợt bán kết thúc, dành một buổi so dự trù với thực tế cho từng mã: bán được bao nhiêu, đứt hàng ngày nào, dư bao nhiêu, kịch bản nào gần đúng nhất. Ghi vào cùng bảng dự trù một cột thực tế và một cột ghi chú lý do lệch: quảng cáo chạy mạnh hơn dự kiến, sàn đổi lịch chương trình, nhà cung cấp giao trễ, mẫu không hợp thị hiếu.
Từ bảng đối chiếu, tính lại hệ số mùa thực tế của đợt này và lưu cho năm sau. Sau hai ba mùa, bạn có một chuỗi hệ số của từng mã, tốt hơn nhiều so với một con số đoán. Nếu muốn, nhờ AI tóm tắt bảng đối chiếu đã bỏ giá vốn thành vài nhận xét chính, rồi tự đọc và giữ lại những nhận xét khớp với hiểu biết của bạn về shop.
Đối chiếu cũng là lúc xem lại các khâu khác: kho có đủ chỗ không, đóng gói có kịp không, tỉ lệ hoàn trong đợt có tăng không. Những ghi chú đó giúp kế hoạch mùa sau không chỉ đúng về số lượng hàng, mà còn đúng về người, chỗ và vật liệu.
Câu hỏi thường gặp
Shop mới chưa có dữ liệu mùa trước thì dự trù thế nào?
Dùng mức bán bình thường hiện tại của shop làm nền, tham khảo kinh nghiệm của nhà cung cấp về mức tăng thường gặp của mặt hàng, và nhập theo kịch bản thận trọng với thoả thuận đặt bổ sung. Ghi chép kỹ mùa đầu tiên này, vì nó sẽ là dữ liệu quý nhất cho năm sau.
Có nên hỏi AI dự đoán xu hướng sản phẩm bán chạy mùa Tết không?
AI có thể gợi ý nhóm sản phẩm thường được quan tâm theo mùa ở mức chung, đủ để bạn có ý tưởng nghiên cứu thêm. Nhưng không nên dựa vào đó để quyết số lượng nhập, vì mô hình không có dữ liệu bán thật của thị trường năm nay và có thể đưa ra thông tin cũ hoặc bịa.
Kịch bản cao nên lệch bao nhiêu so với kịch bản giữa?
Không có mức chung. Nhìn độ biến động của chính mã đó ở các mùa trước, và mức độ thay đổi năm nay như kênh mới, giá mới. Mã ổn định thì lệch ít, mã mới hoặc mã phụ thuộc xu hướng thì lệch nhiều. Ghi rõ lý do chọn mức lệch để sau đợt đánh giá lại.
Đặt cọc nhà cung cấp sớm có rủi ro gì?
Rủi ro là vốn bị giữ lâu và khó đổi lượng nếu thị trường thay đổi. Nên có thoả thuận bằng văn bản về số lượng, thời gian giao, chất lượng, điều kiện hủy hoặc điều chỉnh. Phần đàm phán và hợp đồng mua hàng được bàn kỹ ở danh mục nguồn hàng và nhà cung cấp.
Có nên nhập dư để phòng nhà cung cấp giao trễ không?
Thay vì nhập dư, đặt sớm hơn một khoảng đệm theo độ tin cậy của nhà cung cấp, và theo dõi tiến độ lô hàng thường xuyên. Nhập dư giải quyết rủi ro trễ hàng bằng một rủi ro khác là tồn đọng. Với mã chiếm phần lớn doanh số mùa, có thể tìm thêm một nguồn dự phòng.
Hàng dư sau đợt có nên giữ chờ mùa sau không?
Tuỳ loại hàng. Hàng không lỗi mốt, không có hạn dùng, chi phí lưu kho thấp có thể giữ lại một phần. Hàng theo xu hướng, theo năm, hoặc có hạn dùng thì nên xử lý sớm. So chi phí giữ hàng và vốn bị kẹt với khoản giảm giá phải chấp nhận khi xả ngay.